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アジェンダと議題、レジュメの違いや使い方の例文は？？

皆さんも、仕事の中で『アジェンダ』『議題』『レジュメ』という言葉は聞いたことがあるのではないでしょうか？

また、聞きなれない方もいらっしゃると思います。最近横文字シリーズ『スキームについて』『ソーシャルスタイル』の第三弾として、『アジェンダ』についてわかりやすくご説明しようと思います。

それでは『アジェンダ』について

Contents

アジェンダとは？？
- 『アジェンダ』の必要性
『アジェンダ』のまとめ

アジェンダとは？？

アジェンダはここ数年で急速に広がったと言われる、ビジネス用語の一つです。

日本語に訳すと『予定表』『協議事項』『行動計画』『議事日程』『実施計画』などにあたります。

よく聞く例文として、

『〜までにアジェンダを用意してください』

『アジェンダを配ります』

などとして耳にした方もいると思います。では、何に基づいて作成されるのかということですが。５W1Hに基づいて作成されます。

When：いつ〜が行われるのか？
Who：参加者は誰なのか？
What：何をするのか？
Where：どこで行うのか？
Why：なんのためにするのか？
How：どのようにして行うのか？

例えば新規店舗出店会議（会議名）

When：◯月◯日◯曜日
Where：開催場所、〇〇会議室
Who：誰が？参加者名
What：何を（新規出店）
Why：目的（何のために？）What←集客方法について
How：SNSマーケティング主体で行う

最後に、細かな時間の割り振りも記載します。

（時間を区切り会議が長くならないために）

会議は長くすればいいというものではありません。

以下に効率よく議論し、まとめるかということです。目的を見失った会議など続けても何の意味もありません。

特に会議には 『タイムキーパー』 をおくことをお勧めします。

今なら、スマホにタイマーを入れるだけですぐに時間をはかることが出来ます。

進行役が、タイムキーパーを指名し。

『今から、１人５分間意見を取ります。』

『今から１５分間議論してください』

このように、時間を区切ることで限られた時間で答えを出すことができます。

また、全員に等しく時間を与えているので『この場で発言出来なければ、後で文句を言うなよ』と言う暗黙の了解もあります。

『アジェンダ』の必要性

これは、大手企業で仕事をしていて強く感じたことです。

大きな組織では非常に時間の使い方が上手く、無駄を嫌います。

そのため、以下に効率的に時間内に仕事を終わらせるか？の部分にフォーカスしています。

そのため、むやみに『〇日〇時に会議します』と伝えると

『何のためですか？』『何を話しますか？』『その会議する必要ありますか？』『その会議私必要ですか？』

など、口に出す人間もいれば思っている人もいます。

組織としては、仲間へ『納得』させることが必須です。

ここを押さえておくと、信頼を得ることが出来るでしょう。

多くの部下を抱えているのであれば、この時にアジェンダが重要になります。

会議前に、『アジェンダ』を配布しておくことで、会議までに各々が準備することができます。

よく聞く言葉として

『〇〇のアジェンダ明日までに作成終わりますか？』

『本日の会議は先週配布したアジェンダに基づき進行します』

など、各々には事前に通達しているので

『準備万全ですよね？』と言う暗黙の了解でもあります。この時に、まとめたものを『レジュメ』とも言いますが、

『レジュメ』は場合によっては履歴書の時もあるので、この辺りはまた次回にでも紹介します。

『アジェンダ』のまとめ

今回は、最近よく聞く横文字シリーズの第３段として『アジェンダ』についてお伝えしました。

私の過去に勤めた会社は、割と風通しが良く、上下関係問わずに意見が言える職場でした。

その際、私より若い世代からよく言われた言葉が

『何でですか？』 『何のためですか？』 などです。

私の世代の時は『黙ってやれ』と言われましたが、今の２０代にはそれは通用しません。

逆に、『納得』の理由を与えることで、『面白い提案』『面白い企画』など、デジタルネイティブ世代ならではの提案が出てくることも少なくありません。

以下に、このデジタルネイティブ世代と関わるかが鍵となることは間違い無いでしょう。