ビジネスの場面において、メールでのやり取りは必要不可欠となってきています。

 

ビジネスメールのマナーをよく知らずに取引先企業やお客様にメールを送ってしまうと、相手に失礼があったり、誤解を与えてしまう可能性があります。

 

社会人として基本的なビジネスメールのマナーを理解しておけば、どこの企業で働いても恥ずかしくないですよね。

 

今回は、ビジネスメールの書き方や、送る際の注意点などを解説していきます。 実際に使えるビジネスメールの文章例も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

宛先を使い分ける

●メールを送るのに必要な宛先「To」「CC」「BCC」の使い分けについて

「To」～直接対応する相手（メインの宛先） 　　　　　

 

メールの要件を必ず伝えたいメインの宛先です。

例えば、担当者が複数いる場合に「To」に複数人のメールアドレスを入力します。

 

「CC」を使いたくなりますが、

「CC」は「メインの宛先ではありませんが、参考に送ります」という意味があるので、必ず読んで欲しい場合は「To」を使いましょう。

 

「CC」～情報を共有したい相手で、Toの受信者にも知らせたい相手

 

全員のメールアドレスが送信先に表示されるので、送信者は各関係者を知っていても受信者がお互いを知らない場合もあります。

 

個人情報の取り扱いが厳しくなっているので、情報漏洩に当たらないように細心の注意を払いましょう。

 

「BCC」～情報を共有したい相手だが、ToとCCの受信者には隠したい相手

 

例えば、複数人に同じ内容のメールを一斉送信したい、取引先とのメールのやり取りをこっそり上司にも送りたいなど、送信先を隠したい場合に使います。

 

●「To」は必ず入れる 　

メインの宛先である「To」にメールアドレスを入れずに「CC」や「BCC」だけを入力してメールを送信してしまうと、受信者側の迷惑メールフォルダに入ってしまう可能性があります。

 

一斉送信したいけれど、全員の宛先を隠したい場合は、「To」に自分のアドレスを入れて「BCC」に送信したい全員のアドレスを入れて送信してください。

宛名は「会社名＋部署名＋役職名＋名前＋敬称」

●宛名の書き方 　

 

宛名の書き間違えは失礼にあたるため、十分な確認を行いましょう。

 

【例】 　　○○株式会社△△部部長 □□□□様 　上記の基本形の他に、○○各位、○○御中など、他の表現も押さえておきましょう。

件名を具体的に入れる

●初見で用件が伝わるように 仕事でのメールは毎日大量に届くことが多いため、初見で用件が伝わるように件名を書くことがポイントです。

 

「お知らせ」などの曖昧な件名では、大量のメールに埋もれてしまい間違って破棄される可能性が高くなります。

 

件名は長くなりすぎないよう、20文字以内を心がけましょう。

添付ファイルの取り扱い

●相手先の配慮を忘れずに メールで添付ファイルを送る場合には、容量や形式に注意しましょう。

 

添付ファイルの容量が大きいと、受信に時間がかかるため、送信前にZIPなどで圧縮してから送信しましょう。

 

さらに、容量が10MBを超える場合は、圧縮でも対応できないため、大容量転送サービスを利用する必要があります。

挨拶と名乗り

●本文に入る前に挨拶文と名乗り（自己紹介）を入れる 　

 

【例】お世話になっております。 ○○株式会社△△部の□□です。

上記の基本形が最もよく使われています。

 

2回目以降から、ずっと使い続けることができます。

初めてメールを送る場合には、「突然のご連絡失礼致します。

 

○○株式会社△△部の□□と申します」などに変更しましょう。

 

また、メールはあくまでも用件を簡潔に伝える手段なので、手紙を書く時のような時候の挨拶は必要ありません。

 

結論を先に言う

●重要な事項を最初に書く

 

結論を先に伝えることで、長文を書き連ねるよりも相手に分かりやすく伝えることができます。

日時や場所などのポイントを正確に押さえ、箇条書きで書くなど工夫してみましょう。

結びの挨拶

●本文の後に結びの言葉を入れる

 

よく使われる文言は「何卒宜しくお願い致します」「お手数おかけしますが、どうぞ宜しくお願い致します」などです。

 

相手から返事が欲しい場合は「ご多忙のところ恐縮ですが、お返事頂ければ幸いです」など、本文の内容によって結びの言葉を変えるようにしましょう。

署名は必ず入れる

●メールの最後に署名を入れる

・会社名、部署名 　

・名前 　

・住所 　

・電話番号、FAX番号 　

・メールアドレス 　

・Webサイト名、URL

上記の順番で、必要なものを入れます。

 

一般的に、会社では署名のテンプレートが用意されていることが多いので確認してみましょう。

もし無ければ、自分用にカスタマイズして準備しておきましょう。

返信・転送のマナー

●全員へ返信が基本 　送ってきた相手に直接返事をするのが返信なのですが、「全員へ返信」ボタンを押した上で、返事を送りましょう。

 

理由は、「CC」や「BCC」での情報共有を求められている人たちがいるかもしれないためです。

 

特に「BCC」だと、受信側からは分からないので、「全員へ返信」を選択するのが一般的とされています。

 

返信する内容が「CC」に入っている〇〇さんには明らかに不要な情報と判断できる場合にはCC欄からその方を外すというのも、受信者の業務効率化という意味で上級テクニックと言えるでしょう。

 

●「Re」について 返信をすると「Re」がつきます。

同じ相手と複数回やり取りをしていると、永遠と「Re」がつくケースがあるので、3回目以降は削った方がスマートに見えます。

 

●転送する際は目的を告げる 　転送する際に、何も追記せずに転送するのは親切とは言えません。

メールを転送した目的、受け取った人がどうすれば良いのかがわかるように一言添えましょう。

 

●転送する場合、本文の書き換えはしてはいけない 　転送の場合は、元の文面に触らずに送るのがマナーなので、書き換えはせずにそのまま送りましょう。

文章例

●お礼のビジネスメール

件名：○○の打ち合わせのお礼 　

 

株式会社△△　□□様 　いつもお世話になっております。 　株式会社△△の□□です。 この度は、お忙しい中、貴重な時間を割いていただき誠にありがとうございました。

 

この度◇◇について□□様から詳しくお話をお伺いすることができ、大変参考になりました。 打ち合わせの中でいただいたご要望やご意見をまとめて、さらに◇◇の製品制度を高めていく所存でございます。

 

また、ご不明な点等ございましたらご連絡下さい。 今後とも、どうぞ宜しくお願い申し上げます。

 

●依頼のビジネスメール 　

件名：【資料作成のお願い】○○案件の提案資料

株式会社△△　□□様 　いつも大変お世話になっております。

株式会社△△の□□です。

先日の打ち合わせではお世話になりました。

早速ですが、□□様がご提案いただいた◇◇の件につきまして、提案資料を作成していただきたくお願い致します。 　ご多忙の中、大変恐縮ではございますが、どうぞ宜しくお願い致します。

まとめ

 

文字だけでやり取りを行うメールは、ルールやマナーを理解しておかないと予期せぬ誤解やトラブルを招く恐れがあります。

 

ルールやマナーを守って、相手に伝わりやすいメール作成を心がけるように意識しましょう。

 

また、日々の業務が忙しい中、毎回最初からメールを作成するのは手間もかかり効率も悪くなります。

 

よく使う文面は、事前にテンプレートを作成しておくなど、仕事がしやすいように工夫し、業務に取り組みましょう。